Ein Gespräch mit Dr. Marion Duparré von Raske & Duparré Managementberatung. Sie berät Unternehmen beim Change Management, der Führungskräfteentwicklung und zur erfolgreichen Kommunikation. Auf der ImmoCom wird sie den Themenblock IT-Risiken moderieren.

Welche Bedeutung hat die IT für die Steuerung eines Unternehmens?
Die IT ist das Herzstück in der Struktur eines Unternehmens. Sie bestimmt zwar nicht zwar nicht die Strukturen, aber die Abläufe. Sie ist ein wunderbares Mittel zur Standardisierung von Arbeitsprozessen in Unternehmen. Dabei sollten die Abläufe der strategischen Vision folgen, die das Management verfolgt. Wenn das der Fall ist, kann IT sogar helfen, Identität und Unternehmenskultur schaffen.

Wie erleben Sie den Umgang der Wohnungswirtschaft mit IT?
Ich erlebe die Wohnungswirtschaft als eine Branche, in der sich in den letzten Jahren viele Veränderungen vollzogen haben, die zurzeit in unterschiedlichem Tempo in strategische Entwicklungen umgesetzt werden. IT ist eine Seite davon, weil sie Struktur in die Themen bringt und Veränderungen beschleunigen kann. Geeignete IT bindet Veränderungen in einen konstanten Prozess für die nächsten Jahre ein. Noch wichtiger als Ideen zu haben, ist es ja, die Mitarbeiter von der Umsetzung zu überzeugen. Wenn wir strukturierte Prozesse aufsetzen und einen klaren Workflow schaffen, die der Idee dienen, ist jeder Mitarbeiter eingebunden und es gibt wenig Abweichungen. Dabei kommt es darauf an, flexible Strukturen zu schaffen, die für weitere Veränderungen offen sind. Nur eine kontinuierlich verbesserungsfähige Prozessstruktur ist in der Lage, Qualität zu sichern.

Sollte sich die Unternehmensführung also mehr Gedanken über IT machen?
Ich weiß, dass das sehr unterschiedlich umgesetzt wird. Es gibt Unternehmen, für die ist IT Herzpunkt des Vorstandes und es gibt Unternehmen, wo sie erst in der zweiten Ebene organisatorisch verankert ist. Soviel ist klar: Wer die Arbeitsabläufe in seinem Unternehmen steuern will, kann die IT nicht im Keller sitzen lassen. Zum strategischen Handlungsportfolio eines Managers gehört die IT als Gestaltungsinstrument, als Präventionsinstrument und als unerschöpfliche Quelle von Optimierungs- und Standardisierungmöglichkeiten. Natürlich ist IT nicht die einzige Möglichkeit, Qualität zu sichern, aber für qualitätvolle Arbeitsprozesse ist sie elementar.

Ist es nicht zuviel verlangt, wenn Vorstand und Geschäftsführung sich auch noch um die IT kümmern sollen?
Im Gegenteil kann sich das Management mit Hilfe von IT Freiräume schaffen. Die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens hängt nicht zuletzt davon ab, dass die Geschäftsführung ihre zentralen Aufgaben wahrnimmt. Je mehr sie davon abgelenkt wird durch administrative Prozesse, etwa weil sieben Personen einer Sache zustimmen müssen oder weil ein Papier durchs Haus wandert, desto weniger kommt sie zu ihren originären Aufgaben. Wenn ich IT habe, die gut läuft, muss ich mich um das Gelingen der Prozesse nicht mehr ständig kümmern. IT schafft Raum und Zeit für die wichtigen Dinge.

Kann eine falsche IT-Strategie einem Unternehmen gefährlich werden?
Erst wenn die strategische Vision eines Unternehmens klar vor Augen steht, können die Verantwortlichen nach geeigneter IT suchen, die dem Bild von der Zukunft entspricht. Denn wenn die IT nicht der Vision folgt, etablieren sich Prozesse, die nicht den Unternehmenszielen entsprechen und das ist zweifellos gefährlich.

Kann IT bei der Umstrukturierung eines Unternehmens helfen?
Ja, weil IT den Blick auf den Workflow legt. Diesen Blick auf die Prozesse haben wir gerade in Unternehmen nötig, wo noch in arbeitsteiligen Strukturen gedacht wird. Man fühlt sich nicht fürs Ganze verantwortlich, sondern denkt in Zuständigkeiten. Vermieter vermieten, Verwalter verwalten, Abrechner rechnen ab… Dagegen lässt sich mittels IT der ganzen Prozess abbilden, egal wie viele Mitarbeiter daran beteiligt sind. Wenn ich die Strategie für die Umstrukturierung eines Unternehmens eng mit der IT verknüpfe, hilft sie mir auf allen Ebenen den Prozess zu verbessern.

Wir über die Risiken von IT-Risiken zuwenig nachgedacht?
Es wird zu vorfallsgetrieben nachgedacht. Erst wenn etwas passiert, denken wir darüber nach, was noch alles passieren könnte. Nachholbedarf sehe ich auch noch beim bewussten Umgang mit Risiken. Man kann viel von den Fehlern anderer Unternehmen lernen. Einen Know-How-Transfer über die häufigsten Fehler im Umgang mit IT nach Art eines FAQs halte ich für sehr sinnvoll – natürlich dürfen dabei keine Geschäftsgeheimnisse ausgeplaudert werden.

Könnte die ImmoCom zu einem solchen Erfahrungsaustausch beitragen?
Die ImmoCom bietet ein exklusives Angebot an Fachvorträgen und ein Netzwerk von Experten. Ich kann jedem nur raten, den Erfahrungsaustausch zu nutzen und sich vorab zu überlegen, wie man sich mit seinem Unternehmen dort einbringen möchte.

Sie werden auf der ImmoCom den Themenblock IT-Risiken moderieren. Wird es Ihnen gelingen, den Austausch über dieses sensible Thema anzuregen?
Ich denke, in vielen Unternehmen, wächst die Einsicht, dass man über Risiken reden kann und reden sollte. Dabei spielt Vertrauen eine große Rolle. Es bleibt jedem selbst überlassen, ob er auf der ImmoCom die Probleme im größeren Kreis diskutieren möchte oder einen IT-Experten im Zweiergespräch zu Rate zieht oder sich mit einem gleich Betroffenen aus einem anderen Unternehmen austauscht.

Das Interview führten Christine Plaß und Sebastian Sooth