Sebastian Sooth ist Projektmanager und Berater für Medien-, Web 2.0-, Kulturprojekte und Events. Er hat das Buch “Der 100.000 EURO JOB – Nützliche und neue Ideen zum Thema Arbeit” herausgegeben. Aktuell baut er mit dem hallenprojekt.de das deutsche Coworking-Netzwerk für neue Arbeitsorte auf. Beim IT- und Managementkongress ImmoCom der BBA – Akademie für Immobilienwirtschaft im September in Berlin wird er mobile Lösungen und neue Kommunikationsformen für Immobilienunternehmen von morgen vorstellen. Hier im ImmoCom-Blog beantwortet er vorab einige Fragen.

Wie werden wir in zehn Jahren arbeiten?

Schon heute sind wir mit Hilfe von bezahlbaren digitalen Tools in der Lage von jedem Ort der Welt aus zu arbeiten, an dem es Zugang zum Internet und Strom gibt. Davon profitieren nicht nur Netzarbeiter und Freiberufler, sondern auch Unternehmen. In der Zentrale von Best Buy, dem größten Elektronikdiscounter in den USA, erledigen Mitarbeiter ihre Arbeit wann und wo sie wollen. Unterstützt wird dies neben der Kommunikation über Handy und Instant Messaging durch den umfassenden Einsatz von Web 2.0-Technologie. Wenn bislang noch teure Produktionsmethoden wie 3D-Drucker mit über das Netz verfügbaren Bauplänen weitere Verbreitung finden, wird diese Entwicklung auch auf andere Arbeitsbereiche ausstrahlen.

Braucht es nicht mehr als ein paar neue Internettools, um zu Unternehmensstrukturen zu kommen, in denen jeder arbeitet wann und wo er will?

Die Prinzipien des Netzes und von Netzwerken haben bereits jetzt Vorbildcharakter für das Berufsleben, ob man das nun will oder nicht. Nehmen Sie zum Beispiel Cloud Computing. Dabei greifen mehrere Nutzer on-demand auf im Netz verfügbare Anwendungen unterschiedlichster Anbieter zu. Solche mehrfach verknüpften, engmaschigen, dezentrale Strukturen werden schlicht durch ihre Existenz die hierarchischen Systeme ablösen, in denen wir heute arbeiten. Nicht zuletzt wird die selbstorganisierte, gleichberechtigte Kommunikation heterogener Partner, wie sie im Internet gang und gäbe ist, auch den gesellschaftlichen Umgang verstärkt prägen. Selbst unser Verhältnis zu Eigentum wird sich verändern: Wichtiger als Besitz wird in Zukunft sein, zu welchen Netzwerken und Communities wir Zugang haben.

Werden wir in zehn Jahren keine Büros mehr haben, so wie wir sie heute kennen?
Wir werden sicher noch Büros haben, aber nur als einen Arbeitsort unter vielen.
Sie werden technischer ausgestattet und flexibler sein. Und sie werden nicht nur von Mitarbeitern einer klar abgegrenzten Firma genutzt werden. Die Büros von morgen werden sich unserem Lebensrhythmus anpassen, anstatt getrennt von unserem restlichen Leben zu existieren. Sie werden eine individuelle, selbstbestimmte Arbeitsumgebung sein, die wir auch mit Freunden und Familie teilen können, wenn wir das wollen.

Welche Internet-Tools verändern schon heute die interne Kommunikation in Unternehmen?
Dienste wie yammer.com ermöglichen das Schreiben und Abonnieren kurzer Statusupdates. Wikis und Blogs tragen zu einem einfacheren Wissensaustausch bei. Instant Messenger wie Skype ermöglichen Chats und Gruppenchats, in denen Informationen unmittelbarer und ungezwungener fließen können als in Meetings oder per E-Mail. Mit Tools wie googledocs, bei dem mehrere Mitarbeiter an einem Dokument schreiben, wird sichergestellt, dass alle Beteiligten auf demselben Stand arbeiten. Änderungen sind in Echtzeit sichtbar. Öffentliche Unternehmensblogs wie bei Daimler blog.daimler.de erleichtern nicht nur Mitarbeitern, sondern auch Dienstleistern und Kunden den schnellen Zugriff auf neue Informationen.

Schon jetzt fühlen sich viele Mitarbeiter von der Informationsflut genervt und überfordert.
Wer jemals ein Worddokument von mehreren Personen in mehreren Bearbeitungsversionen erhalten hat oder nach einer kurzen Mittagspause seine Mailbox voll von “allen antworten”-Massenmails wiederfand, der kennt sicherlich das Problem unnötiger und zeitaufwendiger Informationsflut. Auf der anderen Seite kann eine größere Transparenz und Offenheit auch dazu führen, dass Schwachstellen schneller erkannt und neue Ideen eher aufgegriffen werden können. Es sind ja nicht die Tools, die überflüssige Informationen verbreiten. Ganz im Gegenteil wird durch die neuen Formen der Zusammenarbeit die Konzentration auf relevante Informationen gefördert. Ein weiterer Vorteil: Aktuelle Informationen machen schneller die Runde und vermeiden überflüssige Arbeit.

Besteht dabei nicht die Gefahr, dass Mitarbeiter nur noch am News-Tropf hängen und über Jahre gewachsenes Unternehmenswissen verloren geht?

Diese Gefahr ist viel eher durch die Fluktuation von Mitarbeitern gegeben. Intelligente Werkzeuge wie Unternehmenswikis, die systematisch das Wissen aller relevanten Arbeitsbereiche eines Unternehmens erfassen, sorgen dafür dass Wissen nicht verloren geht, wenn Mitarbeiter nicht verfügbar sind oder aus dem Unternehmen ausscheiden. Gleichzeitig wird durch die strukturierte Ablage von Informationen sichergestellt, dass relevantes Wissen nicht im Informationsüberfluss untergeht, sondern jederzeit einfach gefunden werden kann. In den ganzen Prozess sind die Mitarbeiter direkt einbezogen.

Böse Zungen behaupten, dass Wikis und Co vor allem eines sind: Zeitfresser.
Natürlich macht es erst einmal Arbeit, Wissen aufzuschreiben. Der Vorteil gegenüber der mündlichen Weitergabe ist jedoch, dass das systematisch Aufgeschriebene zu jeder Zeit und allen zur Verfügung steht. Veränderte Rahmenbedingungen und Situationen lassen sich schnell einarbeiten, das Wissen bleibt im Unternehmen. Andere lösungsorientierte Kommunikationstools wie zum Beispiel Chats oder gemeinsam nutzbare Anwendungen zur Bearbeitung von Dokumenten helfen, Aufgaben gemeinsam effektiver zu erledigen. Damit tragen sie zur Vermeidung Zeit fressender Meetings bei.

Wie lassen sich Mitarbeiter für die neuen Kommunikationsformen gewinnen?
Wichtig sind vor allem zwei Dinge: Offenheit und Freiwilligkeit. Wenn im Unternehmen eine Kultur des Teilens entstehen soll, braucht es zugängliche Informationen. Mitarbeiter müssen die Gelegenheit bekommen, sich Projekte, Aufgabenfelder und Projektteammitglieder zur Umsetzung gemeinsamer Zielvereinbarungen frei zu wählen.